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04 Nachrichten an Gruppen senden

Du kannst als Admin & Shopmanager einzelne Kunden oder Nutzergruppen mithilfe des Systems eine Nachricht senden. Das ist gar nicht so schwer und schnell umsetzbar. Besonders praktisch ist es, wenn du wiederkehrende Emails versenden willst. Denn du kannst dir im System ein Template anlegen.

Schritt 1: Das Modul BN for WP öffnen

Über das Menü findest du dieses Punkt anhand des Brief-Icons. Unter Einstellungen kannst du festlegen, wie mit Spam-Kommentaren umgegangen werden soll, ob Emails im HTML Format oder als reine Textnachricht gesendet werden sollen, ob Shortcodes erlaubt sein sollen und ob deine Nutzung an den Entwickler reportet werden darf. Wenn für dich die Einstellungen in Ordnung sind, so kannst du den Punkt überspringen, da er nicht weiter relevant ist. Folgende EInstellungen sind gesetzt:

  • keine Benachrichtigungen senden, für Kommentare, die als Spam markiert sind
  • Nutzung der HTML Formatierung (damit sind z.B. Bilder nutzbar)
  • Shortcode Ausgabe deaktiviert
  • Nutzungsverfolgung ist deaktiviert

Schritt 2: Erstelle ein Template oder einfache Nachricht

Dazu klicke auf NEU ERSTELLEN. Gib deiner Nachricht einen aussagekräftigen Titel für den internen Gebrauch.

Damit die Nachricht gesendet werden kann, muss ein Ereignis definiert werden, wodurch das System weiß, dass die Nachricht gesendet werden soll. Wähle dazu folgende erste Einstellung: Benachrichtigung für NEU PRODUKT SCHLAGWÖRTER. Das bedeutet, nachdem du die Nachricht fertig gestellt hast, wird sie versendet, wenn ein neues Produkt-Schlagwort angelegt wird. Wir kommen unten genau auf diesen Punkt nochmal zu sprechen.

Email-Format: Belasse es einfach bei der Voreinstellung HTML Format.

Zusätzliche Email-Felder: Wenn du jemanden in CC oder BCC setzen möchtest, dann kreuze das Feld an. CC oder BCC bedeutet, dass du neben dem eigentlichen Empfänger noch einen Dritten diese Nachricht zukommen lassen kannst, ohne ihn oder sie direkt anzusprechen. Der Unterschied liegt darin, dass bei CC alle Empfänger sehen, wer die Nachricht bekommen hat. Bei BCC sehen es die Empfänger nicht (Blindkopie).

An Autor senden: Da du selbst der Autor der Nachricht bist, benötigst du die Nachricht nur zu Testzwecken. Entscheide daher selbst, ob du hier ein Häkchen setzen willst oder nicht. Per Default wird der Autor nicht benachrichtigt.

Nicht an Auslöser senden: Das solltest du aktivieren. Auch wenn du derjenige bist, der das Ereignis auslöst, könnte es sein, dass ein anderer das Ereignis auslöst.

Nur senden an: Jetzt legst du die Empfänger fest. Du kannst Nutzergruppen wie alle Kunden (Customer), Abonnenten, Admins oder ShopManager auswählen. Auch mehrfach. Außerdem kannst du jeden registrierten Nutzer im System gezielt / einzeln auswählen, wenn du weiter runter scrollst.

Auswahl der Empfänger / Adressaten
Beispiel: Nachricht geht an alle Kunden im System (34),
aber nicht an jonas.malur@gmail.com.
So werden also 33 Emails gesendet.

Nicht anwenden für: Als nächstes kannst du aus deiner Adressaten-Auswahl Ausnahmen hinzufügen, um beispielsweise einzelne Kunden von der Nachricht, die eigentlich an alle Kunden geht, auszuschließen.

Du kannst aber nur Empfänger hinzufügen oder ausschließen, die auch im System sind. Für externe Email-Adressen funktioniert das nicht.

Mehrfachauswahl ist in beiden Einstellungen möglich.

Betreff und Nachricht: Das sollte selbst erklärend sein. Wähle einen passenden Betreff, den diese Nachricht erhalten sollen und schreibe deine Nachricht. Da sie gespeichert wird, bleibt sie als Templatesatz erhalten und du kannst sie später erneut aufrufen und versenden.

Ganz unten kannst du frei entscheiden, ob du das Häkchen setzen willst. Verhindern, dass zusätzlicher HTML-Code für Absätze und Zeilenumbrüche in die Benachrichtigungen eingefügt wird. Die Einstellung ist optional. Default: Zusätzlicher Code wird für Absätze und Umbrüche hinzugefügt.

Nachricht aktiviert speichern

Speichern: Beim Speichern bitte darauf achten, dass die Benachrichtigung als aktivierte Benachrichtigung gespeichert wird. Wenn das eingestellte Ereignis ausgelöst wird, dann muss die Nachricht eben aktiviert sein, damit sie auch gesendet wird. Ist die Nachricht deaktiviert gespeichert, so wird keine Email gesendet, auch wenn das Ereignis ausgelöst wird.

Schritt 3: Ereignis auslösen und damit Nachricht absenden

Wie eingangs erläutert müssen wir ein Ereignis für die Nachricht hinterlegen, damit sie ausgelöst wird. Das Ereignis ist Produkt-Schlagwort anlegen. Ich gehe davon aus, dass wir nur eine aktive Nachricht haben mit diesem Ereignis.

Um die Nachricht zu senden, wechseln wir nun ins Menü PRODUKTE >> SCHLAGWÖRTER und erstellen dort ein neues Schlagwort.

Dabei ist es egal, welchen Namen wir dem Schlagwort geben. Zum Beispiel “senden”.

Nachricht senden, indem wir neues Produkt-Schlagwort anlegen.

Mit Klick auf Neues Schlagwort hinzufügen wird unser gewünschtes Ereignis ausgelöst und alle aktivierten Nachrichten mit diesem Ereignis werden abgesendet.

Da Produkt-Schlagwörter keine weitere Bedeutung im System haben, kannst du so viele Schlagwörter anlegen wie du willst, und damit so viele Nachrichten absenden wie du willst. Es wäre schön, wenn du von Zeit zu Zeit die Schlagwörter auch wieder löschst.

Umgang mit mehreren Nachrichten

Wenn wir mehr als eine Nachricht gespeichert haben sollten und das gewählte Ereignis ist Produkt-Schlagwort anlegen, so muss darauf geachtet werden, dass die Nachricht deaktiviert ist. Wie überprüfen wir das auf schnellen Wege?

Gehe in die Übersicht BN for WP >> Alle Benachrichtigungen.

Ist die Nachricht bzw. das Email-Template aktiviert, so ist ein Häkchen gesetzt (siehe Bild rechts). Du kannst die Nachricht schnell deaktivieren, indem du in der ersten Spalten bei den Optionen auf “Benachrichtigung deaktivieren” klickst. So musst du nicht erst in den Bearbeitungsmodus wechseln. Bei vielen Benachrichtigungen kannst du die betreffenden Tempates auch anwählen und über das Dropdown “Mehrfachaktionen” die Nachrichten gebündelt deaktivieren.

Eine andere Möglichkeit könntest du darin sehen, verschiedene Ereignisse zu wählen. Davon rate ich aber ab, weil das unübersichtlich wird, wenn du viele Benachrichtigungs-Templates anlegst.

Weitere Benachrichtigungen anlegen für bestimmte Fälle

Du kannst dir als Shop-Manager auch Ereignisse definieren, über die du benachrichtigt werden willst. Zum Beispiel:

  • Wenn sich ein neuer Abonnent registriert hat
  • Wenn ein neues Produkt angelegt wurde
  • Wenn neue Medien veröffentlicht wurden (Bilder)

Du kannst alle Ereignisse wählen, die dir zur Auswahl stehen.

Bei weiteren Fragen, schreib eine Nachricht an om@jonasmalur.de